Studia
Núm. 27 (2024): Sostenibilidad, territorio y valor
Haciendo de la necesidad virtud: Pasos para la transformación digital en entidades eclesiales. El caso de la diócesis de Bilbao
Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia. Servicio Diocesano de Archivos. Diócesis de Bilbao
Resumen
El artículo tiene como objetivo principal dar a conocer los pasos dados para la implantación de un sistema de gestión integral de la información en una entidad (la diócesis), teniendo en cuenta la dispersión y variedad de sus sucursales (parroquias urbanas y rurales, organismos, fundaciones, asociaciones, etc.), con pocos recursos humanos y económicos, con el fin de generar un sistema fiable de gestión y dando pasos hacia una transformación digital real. Presentaremos el caso de la diócesis de Bilbao, donde el proyecto, liderado por el Servicio Diocesano de Archivos, encaja en el Plan estratégico económico de la diócesis y ha ido evolucionando desde el planteamiento inicial -e ideal- hasta la implantación progresiva, mostrando las dificultades y oportunidades con las que nos estamos encontrando en un ámbito en el que cuesta introducir cambios y en el que hay mucha movilidad de personal (sobre todo el voluntariado de las parroquias). Como indicadores para evaluar el resultado, analizaremos el grado de implantación real, la reducción de costes obtenida, la mejora de los procesos y el impacto ecológico que supone la reducción de papel utilizado, así como, las amplias posibilidades del trabajo colaborativo y en red.
The aim of this paper is to present the steps taken in the diocese of Bilbao to design and implement an integrated information system in an entity (teh diocese), taking into account the dispersion and variety of organization (urban and rural parishes, organizations, foundations, associations, etc.) wit few human an financial resources, in order to generate a reliable management system and taking steps towards a real digital transformation. The specificity of the diocese itself in which, together with the diocesan curia, there are different types of entities, all of them non-profit, such as parishes, associations, foundations, etc., allows us to give a broad vision of how to manage the archives and documents in this type of entities, which could perhaps serve as a model for similar institutions in the ecclesiastical and civil sphere. This process, led by the Diocesan Archives Service, is part of the Strategic Economic Plan of the diocese, specifically in the lines of improving management systems, transparency and digital transformation. Our objecitive is to show the difficulties and opportunities in n area in which it is diffucult to introduce changes and in which there is a lot of mobility of people (especially parish volunteers) As indicator to evaluate the result, we will analyze the degree of real implementation, the cost reduction obtained, the improvement of proccesses and the cological impact of the reduction of paper used as well as the wide possibilities of collaborative work.
Citas
- Barroso, A. (2002). “El Servicio Diocesano de Archivos: hacia la creación de un sistema de gestión integral de archivos en la diócesis de Bilbao” Lligall, 143–163.
- Barroso, A., Castillo, C., Cortazar, E., & Sanchez Prieto, A. (2016). 40 años no es nada: análisis cuantitativo y cualitativo de los usuarios en el AHEB-BEHA, de 1976 a 2016, (F. S. Pambley, Ed.). Actas Jornadas Archivando: usuarios, retos y oportunidades. https://archivofsierrapambley.files.wordpress.com/2016/12/actas_archivando_2016.pdf
- Borras, J. (2012). La planificación estratégica y la innovación en el archivo municipal de Barcelona. Tría, 18, 35–99. https://www.archiverosdeandalucia.org/wp-content/uploads/2019/04/Numero_18_005.pdf
- Borras, J. (2021). La planificación estratégica del servicio de archivo y gestión documental: Qué es y cómo se implementa. Trea.
- Bustelo, C. (2021). Gobernanza de datos y gestión de documentos. Tabula, 24, 65–80.
- Bustelo, C. (2022). La preservación digital y la protección de datos personales. Del mito de la contradicción a la reallidad de la convergencia. Ruidera, 19. https://dialnet.unirioja.es/servlet/articulo?codigo=8442623&orden=0&info=link
- Bustos, G. (coord ). (2018). La gestión del documento electrónico. Wolters Kluwer.
- Casadesús, A. (2022). Gobernanza de datos. En S. (coord..). Castillo & A. (dir.). Cerrillo (Eds.), La administración digital. Dykinson.
- Casellas, L.-E. (2016). La gestión de documentos en el Ayuntamiento de Girona, base para la transformación de la organización. Consultor de los ayuntamientos y de los juzgados: Revista técnica especializada en administración local y justicia municipal, 8.
- Castillo, Susana (coord.), Cerrillo, Agustí (dir.). (2922). La administración digital. Dykinson.
- LLamsó, J. (2018). La norma ISO 15489-1 de 2016: luces y sombras para la gestión de documentos en las organizaciones. Boletin de ANABAD, 68, 410–428. https://www.anabad.org/wp-content/uploads/2019/03/Anabad-LXVIII-2018-num-3-4.pdf.
- Llamsó, J. (2018). Transformación digital de los modelos nacionales de gestión de documentos. En G. (coord.) Bustos (Ed.), La gestión del documento electrónico (pp. 789–822). Wolters Kluwer.
- Morte, T., & Esteban, M. A. (2019). Fondos y archivos de las organizaciones no gubernamentales. Revista General de Información, 29, 167–189. https://zaguan.unizar.es/record/86257/files/texto_completo.pdf
- Perez, J. A. (2010). Gestión por procesos. ESIC. Escuela Superior de Gestión comercial y marketing
- Soler, J. (2018). De la gestión documental a la gobernanza de la información: el cuarto pilar del gobierno abierto. En G. (coord.). Bustos (Ed.), La gestión del documento electrónico (pp. 247–269). Wolters Kluwer.
