Al referirnos a la protección de datos estamos hablando de un derecho fundamental, siendo considerado así por la Constitución Española y por la Constitución Europea aprobada el 18 de junio de 2003, derecho que ha sido desarrollado en España por la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) y en Europa por la Directiva Comunitaria 95/46/CE.
Del estudio de la normativa citada y de la interpretación efectuada por esta Agencia Española de Protección de Datos, organismo encargado en España de velar por el cumplimiento de la misma, cabría diferenciar una serie de supuestos y reglas de aplicación para el acceso a los datos contenidos en los archivos y registros regulados por el artículo 37 de la Ley 30/1992 y por la propia Constitución Española, teniendo en cuenta la naturaleza de los datos accedidos, la finalidad que justifica el acceso y la antigüedad de los mencionados datos:
1. Las normas de protección de datos de carácter personal no serán de aplicación en los supuestos en los que la información facilitada como consecuencia del acceso a los archivos o registros no contenga datos de carácter personal, bien por no incluirlos los documentos respecto de los que se solicita el acceso, bien al haberse producido un previo procedimiento de disociación.
2. Del mismo modo, las normas de protección de datos tampoco serán aplicables a las informaciones referidas a personas fallecidas que sean objeto del acceso, sin perjuicio de las especialidades que, en su caso, pudieran establecerse en las normas reguladoras del Patrimonio Histórico Español o en otras normas especiales.
3. Cuando el acceso se solicite por el propio interesado cuyos datos figuren en los documentos a los que dicho acceso se refiere no existirá una cesión de datos sino una solicitud por el interesado del ejercicio del derecho de acceso, que podrá tramitarse conforme a lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999, sin perjuicio de la posible existencia de disposiciones específicas reguladoras de dicho acceso cuando se trate de archivos o registros sometidos a normas especiales, tal y como dispone el artículo 25.8 del Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999.
4. El acceso a los documentos que contengan datos especialmente protegidos de personas distintas de quien solicita el acceso a los mismos requerirá el consentimiento del interesados, que deberá reunir los requisitos establecidos en el artículo 7 de la Ley Orgánica 15/1999 o, tratándose de datos relacionados con la salud, el origen racial o la vida sexual de los interesados, que exista una norma con rango de Ley que así lo habilite por razones de interés público.
5. Del mismo modo, también sería preciso el consentimiento de los interesados cuando se trate de documentos que afecten a la intimidad de las personas, dado que en caso contrario el acceso queda únicamente limitado a ellas, conforme a lo previsto en el artículo 37.2 de la Ley 30/1992.
6. El acceso a documentos de “carácter nominativo”, que no contengan otros datos que afecten a la intimidad de las personas será posible, además de cuando el interesado haya prestado su consentimiento para ello, en los supuestos en los que el solicitante acredite la existencia de un interés legítimo y directo, tal y como dispone el artículo 37.3 de la Ley 30/1992, en conexión con el artículo 11.2 a) de la Ley Orgánica 15/1999, entendiéndose que dicho interés puede deberse a que “en consideración a su contenido, puedan hacerse valer para el ejercicio de los derechos de los ciudadanos”.
7. De la regla anterior, no obstante, quedarán exceptuados los documentos referidos a los procedimientos sancionadores.
8. Finalmente, se podrá autorizar el acceso directo a los documentos en los supuestos en que el investigador solicitante acredite un interés histórico, científico o cultural relevante, “siempre que quede garantizada debidamente la intimidad de las personas”. A tal efecto, deberán tenerse en cuenta las reglas establecidas en las propias normas reguladoras del derecho de acceso a archivos y registros y las que establecen el régimen del Patrimonio Histórico Español.